La confidentialité des données est un sujet essentiel

Chez Pollock Lifts, nous prenons la protection des données très au sérieux. Il est important que vous sachiez exactement ce que nous faisons des informations personnelles que vous et d’autres personnes nous fournissez, pourquoi nous les recueillons, et quelles sont les implications pour vous. Cette page décrit notre approche en matière de protection des données afin de remplir nos obligations en vertu du Règlement général sur la protection des données (2018). C’est également pour nous l’occasion de vous rassurer quant à l’importance que nous accordons à la sécurité de vos données à caractère personnel, et de vous décrire les directives strictes que nous appliquons à leur utilisation. Nous tenons à ce que vous compreniez bien les points suivants :

1. Qui nous sommes
2. Les informations que nous recueillons à votre sujet
3. Quand et comment nous recueillons des informations à votre sujet
4. Comment nous utilisons vos informations*
5. Avec qui nous partageons vos informations
6. Combien de temps nous conservons vos informations
7. Implications en cas de refus de fournir des informations
8. Fondement juridique de l’utilisation de vos informations
9. Comment exercer vos droits à l’information (y compris le droit d’opposition)
10. Comment nous contacter et/ou contacter notre Délégué à la protection des données
11. Modifications apportées à cette déclaration

* Cette déclaration s’applique à tous nos produits et services. Les conditions générales du produit ou du service que vous aurez acquis préciseront laquelle de nos entreprises vous fournit le produit ou le service en question.

Si vous avez des questions sur la manière dont vos informations sont collectées, stockées, partagées ou utilisées, veuillez contacter notre Coordinateur de la protection des données. Vous disposez de plusieurs droits sur vos informations, notamment le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles, à des fins de marketing direct ou lorsque le fondement juridique de leur utilisation réside dans nos intérêts commerciaux légitimes ou l’exécution d’une mission d’intérêt public.

1. Qui nous sommes

Dans ce document, les termes « nous », « notre » et « nos » font référence à Pollock Lifts.

2. Les informations que nous recueillons à votre sujet

Nous avons plusieurs raisons de recueillir des informations vous concernant. Par exemple, nous devons savoir comment vous contacter afin de vous garantir le fonctionnement fiable et sûr de votre produit, et vous proposer des produits et des services à même de compléter et d’enrichir votre expérience client. Les informations que nous recueillons se répartissent en différentes catégories :

Informations d’identité et de contact

Nom, coordonnées, adresses personnelle et professionnelle, adresse e-mail, numéros de téléphone professionnels et personnels, et informations fiscales

Informations que vous nous fournissez sur d’autres personnes ou que d’autres personnes nous fournissent sur vous

Si vous nous fournissez des informations concernant une autre personne (par exemple, des informations concernant un conjoint ou une personne à charge, ou si quelqu’un nous fournit des informations vous concernant), nous pouvons les ajouter à toutes les informations personnelles que nous détenons déjà, et nous les utiliserons de la manière décrite dans la présente Déclaration de confidentialité des données.

Avant de nous divulguer des informations concernant une autre personne, vous devez vous assurer d’avoir son accord. Vous devriez également lui montrer cette Déclaration de confidentialité des données. Vous devez vous assurer qu’elle confirme être consciente que vous partagez ses informations personnelles avec nous aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité des données.

Catégories de données sensibles

Nous pouvons détenir à votre sujet des informations comprenant des données personnelles sensibles, telles que des informations relatives à votre santé. Nous ne conservons ces données que lorsque cela est nécessaire pour vous fournir des produits ou des services, ou lorsque nous avons l’obligation légale de le faire.

Voici quelques exemples d’utilisation de ce type de données :

• Informations médicales lors de votre demande de statut de TVA.

Informations vous concernant fournies par des tiers

Si vous nous fournissez des informations concernant une autre personne, ou si quelqu’un nous fournit des informations à voter sujet (par exemple, lorsqu’une autre personne nous communique vos informations dans le cadre d’une demande conjointe), nous pouvons les ajouter à toutes les informations personnelles que nous détenons déjà et les utiliser de la manière décrite dans la présente Déclaration de confidentialité des données.

Autres informations personnelles

• Enregistrements de conversations téléphoniques et d’images.
• Images de vidéosurveillance dans nos bureaux (mais uniquement pour des raisons de santé, de sécurité et de sûreté,
  et dans le but de prévenir la fraude ou la criminalité).
• Informations relatives à la consultation données, à leur rectification, à leur limitation, à leur suppression, aux demandes de portabilité et aux réclamations.

3. Quand et comment nous recueillons des informations à votre sujet

Lorsque vous utilisez nos services, faites des demandes de produits, posez des questions et interagissez avec nous, des informations sont collectées à votre sujet. Lorsque vous avez choisi de rendre vos informations publiques, par exemple sur les réseaux sociaux.

Circonstances dans lesquelles nous recueillons des informations à votre sujet :

• Lorsque vous nous demandez de vous fournir certains produits et services.
• Lorsque vous utilisez notre site web et les services en ligne que nous proposons, et lorsque vous visitez nos succursales ou nos bureaux.
• Lorsque vous, ou d’autres personnes, nous communiquez des informations verbalement ou par écrit. Ces informations peuvent figurer sur les formulaires de demande et dans les enregistrements de vos transactions avec nous, et elles peuvent également être consignées si vous faites une réclamation.
• En consultant des informations vous concernant accessibles au public (p. ex. annuaires professionnels, forums en ligne, sites web, Facebook, Twitter, YouTube et autres réseaux sociaux). Lorsque vous rendez publiques des informations vous concernant sur vos comptes de réseaux sociaux ou lorsque vous choisissez de nous rendre des informations accessibles via votre compte sur un réseau social, et lorsqu’il est approprié pour nous de les utiliser, ces informations peuvent nous aider, par exemple, (1) à améliorer notre service (identifier des problèmes de service courants), (2) à personnaliser votre expérience en ligne avec nous, (3) à vous contacter via les services de réseaux sociaux et (4) à vous permettre de partager votre expérience et votre contenu via les services de réseaux sociaux. Pour savoir précisément comment les services de réseaux sociaux et autres plateformes, modules d’extension, intégrations ou applications tierces utilisent vos informations, veuillez consulter leurs politiques de confidentialité et conditions d’utilisation respectives ; elles peuvent vous permettre de modifier vos paramètres de confidentialité.
• En consultant vos activités en ligne avec des tiers, avec votre consentement (que vous pouvez avoir donné, par exemple, en acceptant l’utilisation de certains cookies ou autres technologies de suivi de localisation).

4. Comment nous utilisons vos informations

Que ce soit pour confirmer votre identité, pour faciliter le traitement d’une demande de produit ou de service, ou pour améliorer votre expérience, vos informations sont toujours traitées avec soin, et les principes énoncés dans la présente Déclaration de confidentialité des données sont toujours appliqués.

Nous utilisons vos informations :

Pour vous fournir nos produits et services, et pour remplir notre contrat avec vous

Afin de vous fournir nos produits et services et remplir notre contrat avec vous, nous utilisons vos informations pour :

• Gérer et administrer votre compte, vos produits, vos avantages ou tout autre produit et service que nous ou nos partenaires pouvons vous fournir.
• Vous contacter par courrier, téléphone, SMS, e-mail, réseaux sociaux, fax, via notre site de banque en ligne ou par d’autres moyens, sans jamais contredire vos instructions ni enfreindre la loi.
• Surveiller et enregistrer nos conversations lorsque nous échangeons au téléphone (par exemple, pour vérifier vos instructions, pour analyser, évaluer et améliorer le service client, ainsi qu’à des fins de formation et de contrôle qualité).

• Recouvrer les dettes que vous pourriez avoir vis-à-vis de nous.
• Gérer les réclamations et les appels et y répondre.

Gérer nos activités conformément à nos intérêts légitimes

Afin de gérer nos activités, nous pouvons utiliser vos informations pour :

• Réaliser des évaluations de crédit et des activités de gestion de crédit, y compris le recouvrement et l’exécution des créances et des arriérés
  Nous pouvons :
  • Informer les agences d’évaluation et d’enregistrement du crédit de vos relations avec nous, en fournissant les détails de vos facilités de crédit et de votre historique de crédit chez nous. Nous pouvons également consulter le Registre central des crédits lorsque cela est autorisé, mais nous n’avons pas l’obligation de le faire.
  • Faire appel à des agences pour vous retrouver (par exemple, si l’adresse que vous avez fournie n’est plus exacte et que nous devons vous fournir des documents légaux).
• Fournir des informations sur le service, afin d’améliorer la qualité de nos services et à des fins de formation.
  Nous pouvons recueillir des informations sur vos interactions avec nous afin d’améliorer la qualité de nos services.
• Mener des activités de marketing
  Par exemple en organisant des concours, des promotions et du marketing direct (à condition que vous ne vous soyez pas opposé à ce que nous utilisions vos données de cette manière), ainsi que des études, y compris des enquêtes auprès des clients, des analyses et des activités connexes.
• Afin d’assurer le fonctionnement quotidien de notre entreprise, notamment pour :
  • Mettre en œuvre la planification stratégique et la gestion du portefeuille d’activités.
  • Compiler et traiter vos informations à des fins d’audit, de statistiques ou de recherche (y compris, dans certains cas, en anonymisant vos données) afin de comprendre les tendances du comportement de nos clients et de mieux appréhender nos risques, notamment pour obtenir des informations de gestion et assurer la gestion des risques liés aux opérations et aux données.
  • Protéger notre entreprise, notre réputation, nos ressources et nos équipements, gérer la sécurité du réseau et de l’information (par exemple, développer, tester et auditer nos sites web et autres systèmes, traiter les événements accidentels ou les actions illégales ou malveillantes qui compromettent la disponibilité, l’authenticité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles stockées ou transmises, ainsi que la sécurité des services associés), et prévenir et détecter la fraude, les abus et autres délits (par exemple, pour empêcher quelqu’un de tenter de voler votre identité), notamment en utilisant la vidéosurveillance dans nos locaux.
  • Gérer et administrer les affaires juridiques et de conformité de nos sociétés, notamment pour respecter les directives réglementaires et les codes de conduite auxquels nous avons adhéré.
  • Partager ou consulter vos informations à des fins d’administration interne, d’audit, d’activités prudentielles, statistiques ou de recherche (y compris en anonymisant vos données), afin de comprendre les tendances du comportement des clients et d’évaluer nos risques, ainsi qu’aux fins énoncées dans la présente Déclaration de confidentialité (mais pas à des fins de marketing direct si vous vous y êtes opposé).

Nous conformer à nos obligations légales et réglementaires

Nous devons utiliser vos informations pour remplir nos obligations légales et réglementaires, notamment :

• Pour respecter vos droits en matière d’information.
• Pour vous fournir des informations et des déclarations légales et réglementaires.
• Pour d’autres raisons, lorsqu’il existe une raison légale de le faire.
• Pour nous conformer aux ordonnances judiciaires rendues dans le cadre de procédures civiles ou pénales.
• Pour accomplir une mission d’intérêt public.

Lorsque vous nous avez donné votre autorisation (que vous pouvez retirer à tout moment)

Lorsque vous nous avez donné votre autorisation (que vous pouvez retirer à tout moment), nous pouvons :

• Vous envoyer des messages électroniques concernant les offres de produits et de services de notre société.
• Partager vos données avec des tiers afin qu’ils puissent vous envoyer des messages électroniques concernant leurs produits et services.
• Utiliser des cookies conformément à notre Politique en matière de cookies.
• Utiliser des catégories particulières de données, ou des données sensibles.
• Utiliser les informations que vous avez rendues publiques et les combiner aux activités décrites ci-dessus.

Lorsque nous vous demanderons votre consentement, nous vous fournirons davantage d’informations sur l’utilisation que nous prévoyons de faire de données sur la base de ce consentement, y compris en ce qui concerne les tiers avec lesquels nous souhaiterions partager vos données avec votre consentement.

5. Avec qui nous partageons vos informations

Nous ne partageons vos informations qu’avec un nombre limité de personnes et d’entreprises, et uniquement lorsque c’est nécessaire. Le partage peut avoir lieu dans les circonstances suivantes et/ou avec les personnes suivantes :

Vos représentants autorisés

Il peut notamment s’agir d’un chargé de subventions désigné, d’un travailleur social, d’un ergothérapeute et de toute autre personne que vous avez autorisée à recevoir vos données à caractère personnel.

Les entreprises qui fournissent des services de soutien afin de protéger nos intérêts légitimes.

• Vos informations personnelles restent protégées lorsque nos prestataires de services les utilisent. Nous autorisons uniquement les prestataires de services à utiliser vos informations conformément à nos instructions, et nous veillons à ce qu’ils mettent en place des mesures appropriées pour les protéger.
• Nos prestataires de services incluent des fournisseurs de services informatiques et de télécommunications, des sous-traitants de données, des entrepreneurs, des fournisseurs de services administratifs, des agences de recouvrement de créances, des administrateurs judiciaires, des liquidateurs, des examinateurs, des auditeurs et des consultants, dont des conseillers juridiques.

Notre banque

• Dans le cadre normal de nos activités, nous pouvons transmettre des informations vous concernant (Informations sur le débiteur) à notre banque (la Banque) afin de lui permettre de nous fournir des services et de gérer notre compte. Les Informations sur le débiteur peuvent également inclure les noms de vos propriétaires, associés ou administrateurs, ou d’autres informations personnelles à leur sujet (adresse postale, notamment).
• Les Informations sur le débiteur peuvent inclure des détails sur les soldes de vos comptes, l’historique des paiements et d’autres informations concernant la gestion de votre compte (litiges, défauts de paiement, etc.).
• La Banque peut stocker et traiter les Informations sur le débiteur sur son ou ses systèmes informatiques et de toute autre manière. Ces informations peuvent être utilisées par elle et par d’autres sociétés de son Groupe à des fins de formation, d’évaluation de crédit, d’évaluation financière, d’analyse de marché et de produits, d’émission et de réception de paiements, de recouvrement de créances et d’établissement de statistiques. Elle peut également utiliser ces informations pour prévenir la fraude, les créances irrécouvrables et le blanchiment d’argent.
• La Banque peut également communiquer des informations concernant votre compte et son endettement à : ses assureurs ou réassureurs afin qu’ils puissent établir un devis et émettre une politique, ou traiter une réclamation ; tout garant ou indemnisateur de nos obligations envers elle (le cas échéant) ; et les sociétés du groupe auxquelles elle appartient ou tout conseiller agissant pour notre compte ou le sien.

Des organismes statutaires et réglementaires (y compris les administrations centrales et locales) et les autorités chargées de l’application de la loi.

6. Combien de temps nous conservons vos informations

La durée de conservation de vos données dépend de plusieurs facteurs, tels que les obligations réglementaires et le type de produit financier que nous vous avons fourni.

Ces facteurs comprennent :

• Les obligations réglementaires
• Le fait que vous et nous soyons en conflit, que ce soit sur le plan juridique ou autre, avec un tiers ou l’un vis-à-vis de l’autre.
• Le type de données que nous détenons à votre sujet.
• Le fait que vous, ou une autorité réglementaire, nous demandiez de les conserver pour une raison valable.

En règle générale, nous conservons vos informations pendant une période déterminée à compter de la date à laquelle une transaction a été effectuée ou de la fin de notre relation commerciale. Dans la plupart des cas, cette période est de sept (7) ans.

7. Implications en cas de refus de fournir des informations

Le partage d’informations avec nous est autant dans votre intérêt que dans le nôtre.

Nous avons besoin de vos informations afin de :

• Vous fournir nos produits et services, et remplir notre contrat avec vous.
• Gérer nos activités conformément à nos intérêts légitimes.
• Nous conformer à nos obligations légales.

Bien entendu, vous pouvez choisir de ne pas partager d’informations, mais cela pourrait limiter les services que nous serons en mesure de vous fournir.

• Il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir certains produits et services que vous demandez. Nous pourrions également être empêchés de continuer à vous fournir ou de renouveler des produits et services existants.

Lorsque nous vous demanderons des informations, nous vous indiquerons si leur communication représente ou non une obligation contractuelle, et si nous en avons besoin pour remplir nos obligations légales.

8. Fondement juridique de l’utilisation de vos informations

Nous utiliserons vos données et les partagerons dans les circonstances suivantes :

• Leur utilisation est nécessaire dans le cadre d’un service ou d’un contrat que vous avez passé avec nous, ou parce que vous avez demandé que certaines choses soient faites afin de pouvoir passer un contrat avec nous.
• Leur utilisation est conforme à nos intérêts légitimes tels que décrits dans la présente déclaration.
• Leur utilisation est nécessaire en raison d’une obligation légale qui nous incombe
• Vous avez consenti ou explicitement consenti à l’utilisation de vos données (catégories particulières de données incluses) d’une manière spécifique.
• Leur utilisation est nécessaire pour protéger vos « intérêts vitaux ».
• Le traitement de catégories particulières de données est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.
• La loi ou la réglementation nous autorise à procéder au traitement de catégories particulières de données dans le cadre d’une mission d’intérêt public.

9. Comment exercer vos droits à l’information (y compris le droit d’opposition)

La fourniture et la détention de vos informations personnelles vous confèrent des droits importants et nous imposent des obligations en conséquence. Vous disposez de plusieurs droits concernant l’utilisation que nous faisons de vos informations. Si vous nous faites parvenir votre demande par voie électronique, nous vous fournirons, dans la mesure du possible, les informations pertinentes par voie électronique, sauf indication contraire de votre part :

Vous avez le droit de :

• Découvrir si nous utilisons vos informations, accéder à vos informations et recevoir des copies des informations que nous détenons à votre sujet.
• Demander la correction des informations inexactes et la mise à jour des informations incomplètes.
• Vous opposer à certaines utilisations de vos données personnelles lorsque leur fondement juridique réside dans nos intérêts commerciaux légitimes (par exemple, le profilage que nous effectuons dans nos intérêts commerciaux légitimes) ou dans l’exécution d’une mission d’intérêt public. Toutefois, cela pourrait avoir un impact sur les services et produits que nous sommes disposés à, ou pouvons, fournir.
• Vous pouvez vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct. Si vous vous opposez à cette utilisation, nous cesserons d’utiliser vos données à des fins de marketing direct.
• Faire supprimer vos données ou en limiter l’utilisation ; vous avez ce droit dans certaines circonstances. Par exemple, lorsque vous retirez le consentement que vous nous avez donné précédemment et qu’il n’existe aucun autre fondement juridique à ce que nous les conservions, ou lorsque vous vous opposez à ce que nous utilisions vos informations personnelles à des fins commerciales légitimes particulières.
• Obtenir une copie transférable de certaines données afin de les communiquer à un autre fournisseur, ce que l’on appelle le « droit à la portabilité des données ».
  • Ce droit s’applique lorsque des informations personnelles sont traitées sur la base d’un consentement ou pour l’exécution d’un contrat, et que ce traitement est effectué par des moyens automatisés. Le droit à la portabilité des données ne vous permet pas d’obtenir toutes les informations personnelles que vous pourriez obtenir par le biais du droit d’accès. Ce droit autorise également le transfert direct de données à un autre prestataire lorsque cette opération est techniquement possible. Par conséquent, selon la technologie utilisée, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de recevoir les données à caractère personnel qui nous sont transférées ; nous ne pourrons pas être tenus responsables de leur exactitude.
• Retirer votre consentement à tout moment lorsqu’il constitue le fondement du traitement. Si vous retirez votre consentement, cela n’affectera pas la légalité du traitement fondé sur votre consentement avant son retrait.

Nous sommes tenus de répondre sans délai inutile. Dans la plupart des cas, nous vous répondrons dans un délai d’un mois civil. Si nous ne sommes pas en mesure de traiter intégralement votre demande dans un délai d’un mois civil (en raison de sa complexité ou du nombre de demandes), nous pouvons prolonger ce délai de deux mois civils supplémentaires. Si cela s’avère nécessaire, nous vous en expliquerons les raisons. Si vous nous faites parvenir votre demande par voie électronique, nous vous fournirons, dans la mesure du possible, les informations pertinentes par voie électronique, sauf indication contraire de votre part.

10. Comment nous contacter et/ou contacter notre Coordinateur de la protection des données

Si vous avez des questions sur la manière dont vos données à caractère personnel sont collectées, stockées, partagées ou utilisées, ou si vous souhaitez exercer vos droits en matière de données, veuillez contacter notre Délégué à la protection des données aux coordonnées suivantes :

Téléphone : 028 9336 8167
Adresse postale : Pollock Lifts 1 Sloefield Drive Carrickfergus BT38 8GX

11. Modifications apportées à cette déclaration

Nous mettrons à jour la présente Déclaration de confidentialité des données de temps à autre. Toute modification sera affichée sur cette page.

Date : 24/05/2018