Bescherming van gegevens

Bij Pollock Lifts nemen we de bescherming van gegevens uiterst serieus. Het is belangrijk dat u precies weet wat we doen met de persoonsgegevens die door u en anderen aan ons worden verstrekt, waarom we deze gegevens verzamelen en wat dit betekent voor u. Op deze pagina zetten we onze aanpak ten aanzien van de bescherming van gegevens uiteen, conform de verplichtingen van de Algemene verordening gegevensbescherming (2018). We zien dit ook als een mogelijkheid om u bewust te maken van het belang dat wij hechten aan het veilig houden van uw persoonsgegevens en de strenge richtlijnen die wij hanteren voor het gebruik van deze gegevens. We willen het volgende voor u verhelderen:

1. Wie wij zijn
2. Welke gegevens wij over u verzamelen
3. Wanneer en hoe wij gegevens over u verzamelen
4. Hoe wij uw gegevens gebruiken*
5. Met wie wij uw gegevens delen
6. Hoelang wij uw gegevens bewaren
7. Wat de gevolgen zijn als u geen gegevens verstrekt
8. Wat de wettelijke basis is voor het gebruik van uw gegevens
9. Hoe u uw rechten met betrekking tot gegevens kunt uitoefenen (waaronder het recht om bezwaar te maken)
10. Hoe u contact kunt opnemen met ons en/of onze functionaris gegevensbescherming
11. Wijzigingen die in deze verklaring zijn aangebracht

*Deze verklaring is van toepassing op al onze producten en diensten. In de algemene voorwaarden van uw product of dienst wordt gespecificeerd welke van onze bedrijven u voorziet van het betreffende product of de betreffende dienst.

Als u vragen hebt over hoe uw gegevens worden verzameld, bewaard, gedeeld of gebruikt, kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming. U hebt bepaalde rechten met betrekking tot uw gegevens, waaronder het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden of wanneer de wettelijke basis voor ons gebruik van uw gegevens bestaat uit onze legitieme zakelijke belangen of de uitvoering van een taak in het openbaar belang.

1. Wie wij zijn

In dit document wordt met ‘wij’, ‘we’, ‘ons’ en ‘onze’ verwezen naar Pollock Lifts.

2. Welke gegevens wij over u verzamelen

Er zijn een aantal redenen waarom wij gegevens over u verzamelen. We moeten bijvoorbeeld weten hoe we u kunnen bereiken, zodat we veilige producten en diensten kunnen bieden die zorgen voor een passende en betere klantervaring. De gegevens die we verzamelen worden verdeeld onder verschillende categorieën:

Identiteit- en contactgegevens

Naam, contactgegevens, woon- en werkadres, e-mailadres, werk- en persoonlijke telefoonnummers
en fiscale gegevens.

Gegevens die u aan ons verstrekt over anderen of die anderen aan ons verstrekken over u

Als u gegevens aan ons verstrekt over iemand anders (bijvoorbeeld gegevens over een partner of een van u afhankelijke persoon) of als iemand gegevens aan ons verstrekt over u, kunnen wij deze toevoegen aan de persoonlijke gegevens die wij al in bezit hebben en zullen wij deze gegevens gebruiken op de wijze die is beschreven in deze Verklaring ten aanzien van gegevensbescherming.

Voordat u gegevens over een andere personen aan ons verstrekt, moet u zich ervan verzekeren dat ze u hiervoor toestemming hebben gegeven. U moet daarnaast deze Verklaring ten aanzien van gegevensbescherming aan ze tonen. U moet zich ervan verzekeren dat ze zich ervan bewust zijn dat u hun persoonsgegevens met ons deelt voor de doeleinden die zijn beschreven in deze Verklaring ten aanzien van gegevensbescherming.

Gevoelige gegevenscategorieën

Tot de gegevens die we over u in bezit hebben, behoren mogelijk ook gevoelige persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens. We bewaren deze gegevens uitsluitend wanneer we ze nodig hebben om u het product of de diensten aan te kunnen bieden of wanneer we wettelijk verplicht zijn om ze te bewaren.

Gegevens van dit type die we gebruiken, zijn bijvoorbeeld:

• Medische gegevens die u verstrekt bij het aanvragen van het toepasselijke speciale btw-tarief.

Gegevens over u die door anderen worden verstrekt.

Als u gegevens aan ons verstrekt over iemand anders of als iemand gegevens aan ons verstrekt over u (bijvoorbeeld wanneer iemand anders gegevens over u verstrekt aan ons in het kader van een gezamenlijk verzoek), kunnen wij deze toevoegen aan de persoonlijke gegevens die wij al in bezit hebben en deze gebruiken op de wijze die is beschreven in deze Verklaring ten aanzien van gegevensbescherming.

Overige persoonsgegevens

• Opnames van telefoongesprekken en camerabeelden
• Beelden van beveiligingscamera’s bij onze panden (maar uitsluitend voor gezondheid- en veiligheidsdoeleinden
  en om fraude of misdaad te helpen voorkomen).
• Gegevens met betrekking tot verzoeken om toegang tot en correctie, beperking, verwijdering en overdacht van gegevens en klachten.

3. Wanneer en hoe wij gegevens over u verzamelen

Wanneer u gebruikmaakt van onze diensten, producten aanvraagt, vragen indient en contact met ons hebt, worden er gegevens over u verzameld. Wanneer u ervoor kiest om uw gegevens openbaar beschikbaar te maken, zoals op socialemediawebsites.

Wanneer wij gegevens over u verzamelen:

• Wanneer u ons vraagt om bepaalde producten en diensten aan u te leveren.
• Wanneer u gebruikmaakt van onze website en online diensten die door ons worden aangeboden en een bezoekt brengt aan een van onze filialen of kantoren.
• Wanneer u of anderen ons mondeling of schriftelijk van gegevens voorzien. Deze gegevens kunnen voorkomen op aanvraagformulieren, in overzichten van uw transacties bij ons of wanneer u een klacht indient.
• Op basis van gegevens die openbaar over u beschikbaar zijn, bijvoorbeeld via handelsgidsen, online forums, websites, Facebook, X, YouTube of andere sociale media. Wanneer u gegevens over uzelf openbaar beschikbaar maakt via uw socialemedia-accounts of wanneer u ervoor kiest om gegevens aan ons beschikbaar te maken via uw socialemedia-account, en wanneer het gepast is voor ons om ze te gebruiken, kunnen deze gegevens ons helpen om dingen te doen als (1) het verbeteren van onze diensten (bijvoorbeeld het vaststellen van veel voorkomende problemen met onze diensten), (2) het personaliseren van uw online ervaring bij ons, (3) contact met u opnemen via de socialemediadiensten en (4) u de mogelijkheid bieden om uw ervaringen en content te delen via socialemediadiensten. Voor een beschrijving van hoe socialemediadiensten en andere platforms, plug-ins, invoegtoepassingen of applicaties van derden uw gegevens gebruiken, kunt u hun respectieve privacybeleid en gebruiksvoorwaarden raadplegen. Deze bieden u eventueel de mogelijkheid om uw instellingen ten aanzien van privacy aan te passen.
• Op basis van uw online activiteiten met derden waarbij u toestemming aan ons hebt gegeven (bijvoorbeeld door ons toestemming te geven voor het gebruik van bepaalde cookies of technologieën voor het traceren van uw locatie).

4. Hoe wij uw gegevens gebruiken

We gebruiken uw gegevens om uw identiteit te bevestigen, bij de verwerking van een verzoek om een product of dienst of om uw ervaring bij ons te verbeteren. Uw gegevens worden altijd met zorg behandeld en de beginselen die in deze Verklaring ten aanzien van gegevensbescherming worden beschreven, worden altijd toegepast.

Wij gebruiken uw gegevens:

Om u onze producten en diensten te bieden en om onze overeenkomst met u te vervullen

Teneinde onze producten en diensten aan u te bieden en onze overeenkomst met u te vervullen, gebruiken we uw gegevens:

• Voor het beheren en behandelen van uw account, product, voordelen of andere producten en diensten die wij of onze partners u kunnen bieden.
• Om contact met u op te nemen via post, telefoon, sms-bericht, e-mail, sociale media, fax, onze website voor internetbankieren of op andere wijze, maar niet op een manier die ingaat tegen uw instructies aan ons of de wetgeving.
• Om onze gesprekken te monitoren en op te nemen wanneer we telefonisch contact hebben (bijvoorbeeld om uw instructies aan ons te controleren, voor analyses, om onze klantenservice te beoordelen en verbeteren en voor training- en kwaliteitsdoeleinden).

• Om eventuele schulden die u bij ons hebt te innen.
• Voor het afhandelen van en reageren op een klacht of beroep.

Om ons bedrijf te beheren in het kader van onze legitieme belangen

Teneinde ons bedrijf te beheren, kunnen wij uw gegevens gebruiken:

• Voor het uitvoeren van kredietbeoordeling en kredietbeheer, met inbegrip van het innen en afdwingen van schulden en achterstanden
  We kunnen:
  • Kredietinformatie- en kredietregistratiebureaus op de hoogte brengen van uw transacties bij ons, inclusief details over uw kredietfaciliteiten en uw kredietgeschiedenis bij ons. We kunnen ook het centrale kredietregister doorzoeken indien dit is toegestaan, maar zijn niet verplicht om dit te doen.
  • Instanties inschakelen om u te traceren (bijvoorbeeld wanneer het adres dat u hebt opgegeven niet meer klopt en we juridische documenten aan u moeten verstrekken).
• Voor het bieden van informatie over onze diensten, om de kwaliteit van onze diensten te verbeteren en voor trainingsdoeleinden
  We kunnen gegevens verzamelen over uw interacties met ons voor het verbeteren van onze dienstverlening.
• Voor het uitvoeren van marketingactiviteiten
  Bijvoorbeeld het organiseren van prijsvragen, promoties en directe marketing (op voorwaarde dat u er geen bezwaar tegen hebt gemaakt dat wij uw gegevens op deze wijze gebruiken) en voor onderzoeken, waaronder klantenenquêtes, analyses en gerelateerde activiteiten.
• Om onze dagelijkse bedrijfsactiviteiten uit te voeren, waaronder:
  • Strategische planning en beheer van ons bedrijfsportfolio.
  • Het verzamelen en verwerken van uw gegevens voor audit-, statistische of onderzoeksdoeleinden (waaronder, in sommige gevallen, het anonimiseren van uw gegevens) zodat we meer inzicht krijgen in trends in het gedrag van onze klanten en wat de risico’s zijn waar we mee te maken hebben, onder meer voor het leveren van managementinformatie en operationeel en gegevensrisicobeheer.
  • Het beschermen van ons bedrijf en onze reputatie, middelen en apparatuur, het beheren van netwerken en de beveiliging van gegevens (bijvoorbeeld het ontwikkelen, testen en auditen van onze websites en andere systemen en het afhandelen van incidenten of onwettige of kwaadwillende acties die de beschikbaarheid, authenticiteit, integriteit en vertrouwelijkheid van opgeslagen of overgedragen persoonsgegevens en de beveiliging van de gerelateerde diensten in gevaar brengen) en het voorkomen en detecteren van fraude, bedrog en andere misdaden (bijvoorbeeld om te voorkomen dat iemand uw identiteit kan stelen), met inbegrip van het gebruik van beveiligingscamera’s op ons terrein.
  • Het beheren en behandelen onze bedrijfszaken op juridisch en nalevingsgebied, waaronder het naleven van reglementaire voorschriften en vrijwillige gedragscodes waar wij ons toe hebben verplicht.
  • Om uw gegevens te delen of te openen voor interne administratieve, audit-, prudentiële, statistische of onderzoeksdoeleinden (waaronder het anonimiseren van uw gegevens) zodat we meer inzicht krijgen in trends in het gedrag van onze klanten en wat de risico’s zijn waar we mee te maken hebben, en voor de doeleinden die worden genoemd in deze Verklaring ten aanzien van gegevensbescherming (maar niet voor het doeleinde van directe marketing wanneer u hier bezwaar tegen hebt gemaakt).

Om te voldoen aan onze wettelijke en reglementaire verplichtingen

We moeten uw gegevens gebruiken om te voldoen aan wettelijke en reglementaire verplichtingen, onder meer:

• Om te voldoen aan uw recht op informatie.
• U te voorzien van wettelijke en reglementaire informatie en verklaringen.
• Voor andere redenen wanneer er een wettelijke reden bestaat.
• Om te voldoen aan gerechtelijke bevelen die voortkomen uit civiele of strafrechtelijke procedures.
• Om een taak uit voeren in het algemeen belang.

Wanneer u ons toestemming hebt gegeven (die u te allen tijde kunt intrekken)

Wanneer u ons toestemming hebt gegeven (die u te allen tijde kunt intrekken), kunnen wij:

• U digitaal berichten sturen over door ons bedrijf aangeboden producten en diensten.
• Uw gegevens delen met derden zodat zij u digitaal berichten kunnen sturen over nieuws en updates van het bedrijf.
• Cookies gebruiken in overeenstemming met ons Cookiebeleid.
• Speciale categorieën van gegevens of gevoelige gegevens gebruiken.
• Gegevens gebruiken die u openbaar hebt gemaakt en deze combineren met de hierboven genoemde activiteiten.

Wanneer we u om toestemming vragen, bieden we u meer informatie over hoe we uw gegevens gaan gebruiken op basis van die toestemming, inclusief met betrekking tot derden waarvoor we toestemming van u vragen om uw gegevens met ze te delen.

5. Met wie wij uw gegevens delen

We delen uw gegevens alleen met een beperkt aantal personen en bedrijven, en alleen wanneer dit noodzakelijk is. Het delen kan plaatsvinden in de volgende omstandigheden en/of met de volgende personen:

Uw gemachtigde vertegenwoordigers

Dit kunnen onder andere een aangewezen subsidiemedewerker, maatschappelijk werker, ergotherapeut en andere partijen zijn die door u zijn gemachtigd om uw persoonsgegevens te ontvangen.

Bedrijven die ondersteunende diensten leveren met in het kader van het beschermen van onze legitieme belangen.

• Uw persoonsgegevens blijven beschermd wanneer onze dienstverleners ze gebruiken. We staan dienstverleners alleen toe om uw gegevens te gebruiken in overeenstemming met onze instructies en wij zorgen ervoor dat zij de juiste maatregelen treffen om uw gegevens beschermd te houden.
• Tot onze dienstverleners behoren IT- en telecommunicatiediensten, gegevensverwerkers, aannemers, aanbieders van administratieve diensten, incassobureaus, curatoren, vereffenaars, auditors en consultants, inclusief juridisch adviseurs.

Onze bank

• Bij een normale gang van zaken kunnen we gegevens over u (Debiteurengegevens) aan onze bank (de Bank) verstrekken om ze in staat te stellen diensten aan ons te verlenen en om onze rekening te beheren. De Debiteurengegevens kunnen ook de namen of andere persoonsgegevens (zoals adresgegevens) bevatten van uw eigenaren, partners of directeuren.
• De Debiteurengegevens kunnen bestaan uit details over de rekeningsaldi, betalingsgeschiedenis en andere gegevens met betrekking tot het beheer van uw rekening, zoals geschillen, wanbetalingen, enz.
• De Bank kan de Debiteurengegevens opslaan en verwerken in eigen computersystemen of op andere wijze. Dergelijke gegevens kunnen door de Bank en door andere bedrijven binnen hun Groep worden gebruikt voor trainingsdoeleinden, krediet- of financiële beoordelingen, markt- en productanalyse, het doen en ontvangen van betalingen, het innen van gelden en het opstellen van statistieken. De Bank kan dergelijke gegevens ook gebruiken voor het voorkomen van fraude, wanbetalingen en witwaspraktijken.
• De Bank kan ook gegevens verstrekken over uw rekening en de daarop verschuldigde bedragen aan: hun verzekeraars of herverzekeraars zodat ze een offerte kunnen maken voor en uitgifte kunnen doen van een polis of een claim kunnen afhandelen; garanten of borgstellers voor onze verplichtingen jegens hen (indien hier sprake van is); en bedrijven uit hun groep of adviseurs die namens ons of hen optreden.

Wettelijke en regelgevende instanties (met inbegrip van de centrale en lokale overheid) en wetshandhavingsautoriteiten.

6. Hoelang wij uw gegevens bewaren

Hoelang wij uw gegevens bewaren is afhankelijk van een aantal factoren, zoals wettelijke voorschriften en het type financiële product dat wij u hebben aangeboden.

Deze factoren zijn onder meer:

• De wettelijke voorschriften
• Of u en wij zijn verwikkeld in een juridisch of ander type geschil met een andere persoon of met elkaar.
• Het type gegevens dat we over u bewaren.
• Of u of een regelgevende instantie ons vraagt om de gegevens om een geldige reden te bewaren.

In principe bewaren we uw gegevens gedurende een specifieke periode vanaf de datum waarop een transactie is afgerond of u geen klant meer bent bij ons. In de meeste gevallen is dit een periode van zeven (7) jaar.

7. Wat de gevolgen zijn als u geen gegevens verstrekt

Het delen van gegevens met ons is in zowel uw eigen belang als dat van ons.

We hebben uw gegevens nodig om:

• U onze producten en diensten te bieden en onze overeenkomst met u te vervullen.
• Ons bedrijf te beheren in het kader van onze legitieme belangen.
• Te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

U kunt er uiteraard voor kiezen om geen gegevens te delen, maar dit kan de diensten die wij u kunnen bieden beperken.

• We kunnen in dat geval mogelijk bepaalde producten en diensten waar u om hebt gevraagd niet aan u leveren. We kunnen in dat geval mogelijk bestaande producten en diensten niet aan u blijven leveren of verlengen.

Wanneer we vragen om gegevens, vertellen we u of het verstrekken van deze gegevens al dan niet een contractuele verplichting is en of we deze al dan niet nodig hebben om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

8. Wat de wettelijke basis is voor het gebruik van uw gegevens

We gebruiken uw gegevens en delen die gegevens wanneer:

• Het gebruik ervan noodzakelijk is voor een dienst of overeenkomst die u bent aangegaan of omdat u hebt gevraagd om iets te doen zodat u een overeenkomst met ons kunt aangaan.
• Het gebruik ervan in overeenstemming is met onze legitieme belangen die in deze verklaring worden genoemd.
• Het gebruik ervan noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting die voor ons geldt.
• U (expliciet) toestemming hebt gegeven voor het gebruik van uw gegevens (met inbegrip van speciale categorieën van gegevens) op een specifieke wijze.
• Het gebruik ervan noodzakelijk is om uw ‘vitale belangen’ te beschermen.
• Wanneer de verwerking van speciale categorieën van gegevens noodzakelijk is voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.
• Indien dit is geautoriseerd op wettelijke of reglementaire grond, kunnen wij speciale categorieën van gegevens verwerken voor een substantieel algemeen belang.

9. Hoe u uw rechten met betrekking tot gegevens kunt uitoefenen (waaronder het recht om bezwaar te maken)

Het verstrekken en bewaren van persoonsgegevens gaat gepaard met significante rechten voor u en significante verplichtingen voor ons. U hebt verschillende rechten met betrekking tot hoe we uw gegevens gebruiken. Als u digitaal een verzoek doet, leveren wij u, waar mogelijk, de relevantie informatie digitaal tenzij u ons vraagt dit op andere wijze te doen:

U hebt het recht op:

• Om te achterhalen of we uw gegevens gebruiken, toegang te verkrijgen tot uw gegevens en kopieën te verkrijgen van de gegevens die wij over u in bezit hebben.
• Te verzoeken om onjuiste gegevens te laten verbeteren en onvolledige gegevens te laten bijwerken.
• Bezwaar te maken tegen specifiek gebruik van uw persoonsgegevens wanneer de wettelijke basis voor ons gebruik van uw gegevens ons legitieme zakelijke belang is (bijvoorbeeld profilering die wij uitvoeren voor onze legitieme zakelijke belangen) of het uitvoeren van een taak in het algemeen belang. Dit kan echter gevolgen hebben voor de diensten en producten die wij kunnen/willen leveren.
• Bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden. Indien u bezwaar maakt tegen dit gebruik, staken wij het gebruik van uw gegevens voor directe marketingdoeleinden.
• Uw gegevens te laten verwijderen of het gebruik ervan te laten beperken. Dit recht hebt u onder bepaalde omstandigheden. Wanneer u bijvoorbeeld de toestemming intrekt die u ons eerder hebt gegeven en er geen andere wettelijke basis voor ons is om gegevens te bewaren of wanneer u bezwaar maakt tegen ons gebruik van uw persoonsgegevens voor specifieke legitieme zakelijke belangen.
• Een overdraagbaar kopie te verkrijgen van bepaalde gegevens die kunnen worden overgedragen aan een andere dienstverlener. Dit staat ook bekend als ‘het recht op gegevensoverdraagbaarheid’.
  • Dit recht is van toepassing wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van toestemming of voor de vervulling van een overeenkomst en de verwerking automatisch wordt uitgevoerd. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid biedt u niet de mogelijkheid om alle persoonsgegevens te verkrijgen die u middels het recht op toegang kunt verkrijgen. Het recht geeft eveneens toestemming om gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere dienstverlener wanneer dit technisch mogelijk is. Derhalve zijn wij, afhankelijk van de gebruikte technologie, mogelijk niet in staat om aan ons overgedragen persoonsgegevens op te halen en zijn wij niet verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid van deze gegevens.
• Op ieder moment uw toestemming in te trekken, wanneer verwerking plaatsvindt op basis van toestemming. Als u uw toestemming intrekt, heeft dit geen gevolgen voor de wettigheid van de verwerking op basis van uw toestemming voorafgaand aan het intrekken ervan.

Wij zijn verplicht om u zonder onnodige vertraging van een reactie te voorzien. In de meeste gevallen reageren wij binnen één kalendermaand. Als wij niet in staat zijn om uw verzoek volledig af te handen binnen een kalendermaand (vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken), kunnen wij deze periode verlengen met nog eens twee kalendermaanden. Mocht dit noodzakelijk zijn, dan leggen wij de reden hiervan uit. Als u digitaal een verzoek doet, leveren wij u, waar mogelijk, de relevantie gegevens digitaal tenzij u ons vraagt dit op andere wijze te doen.

10. Hoe u contact kunt opnemen met ons en/of onze coördinator gegevensbescherming

Als u vragen hebt over hoe uw persoonsgegevens worden verzameld, bewaard, gedeeld of gebruikt, of als u een van uw rechten met betrekking tot gegevens wilt uitoefenen, kunt u contact opnemen met onze functionaris gegevensbescherming via:

Telefoonnummer: 028 9336 8167
Postadres: Pollock Lifts 1 Sloefield Drive Carrickfergus BT38 8GX

11. Wijzigingen die in deze verklaring zijn aangebracht

We werken deze Verklaring met betrekking tot gegevensbescherming van tijd tot tijd bij. Eventuele wijzigingen worden op deze pagina vermeld.

Datum: 24/05/2018